Dématérialisation et numérisation des documents, archivage, Gestion Électronique du Document (GED) et certification de documents, prennent de l’ampleur dans les entreprises ; en effet ces solutions, intégrant les process de vente, d’achat ou de gestion administrative, représentent un potentiel de compétitivité en croissance.
La dématérialisation et la numérisation des documents accélère les flux documentaires, réduit mes coûts de fonctionnement, allège mon empreinte carbone et répond à mes nouveaux besoins d’agilité et d’innovation.
► Le saviez-vous ? La numérisation du document n’est pas sa dématérialisation. Souvent employés comme synonymes, numérisation et dématérialisation sont en fait complémentaires : la numérisation s’applique au document (il s’agit de transformer un document physique au format papier en un fichier numérique), tandis que la dématérialisation concerne les flux numériques et les certifications (RGS* ou RGS**) nécessaires pour conserver la valeur juridique du document.
Comment dématérialiser en 7 étapes ? Bénéfices et usages de la "démat." GED et RGPD Coffre-fort électronique et copie numérique fiableLa "démat." des bulletins de paie en 3 min Mes offres selon mon métier
► Le saviez vous ? Pour une entreprise d’une centaine de salariés, la dématérialisation du document permet de sauver en moyenne 120 arbres chaque année. La dématérialisation représente en outre pour une PME une économie minimum de 20k€ sur les coûts directs.
Source : Gartner Group.
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Témoignage client
MBA Mutuelle et la dématérialisation
- Archivage à vocation probatoire
- Vision 360° de l’information
- Destruction du papier
- Organisation optimisée
- ...
Les bénéfices sont nombreux pour MBA Mutuelle qui a dématérialisé ses documents entrants avec KMCL !
Loi Macron (facturation électronique inter entreprise), loi El Khomri (dématérialisation des bulletins de paie), Chorus (facturation électronique vers les établissements publics), signature électronique, piste d’audit fiable ou norme sécurisée (EDI)...
Comment m’y retrouver dans les solutions et les réglementations ?
Dématérialisation et numérisation des documents : une solution globale
Je me libère des contraintes liées au papier !
1 - Dématérialisation et capture
Suppression des classeurs et des archives encombrantes, recherche facilitée, gains de productivité… Les solutions de dématérialisation KMCL me permettent de classer l’ensemble de mes documents papier au format électronique.
2 - GED : Gestion électronique de documents
Je bénéficie d’une solution de Gestion Electronique de Documents (GED) performante et intuitive, pour exploiter de manière optimale mon information !
Centralisation de l’information, accès simple et rapide, partage sécurisé des documents… Les solutions de gestion électronique de documents KMCL me permettent d’organiser le classement, la recherche et le partage de tous types de fichiers entre mes différents collaborateurs et partenaires.
7 étapes pour dématérialiser mes factures clients
J’automatise le traitement de mes factures fournisseurs
Dématérialisation et numérisation des documents : vers la transition numérique
La dématérialisation et la G.E.D ne sont pas réservées aux grandes structures. Quelle que soit la taille de ma structure (de 1 à 100 salariés ou plus), quelle que soit mon organisation ou mon activité (avocat, mairie, enseignement, entreprise artisanale, industrie, concessionnaire), KMCL m’accompagne dans le choix d’une solution de dématérialisation adaptée, simple et rapide à mettre en place.
► Le saviez-vous ? Le papier est le premier consommable de bureau : un salarié consomme en moyenne 3 ramettes par mois de papier A4 !
Quand la dématérialisation sécurise et facilite le travail de mes équipes
Avec la signature électronique, mes collaborateurs peuvent valider et signer une facture client directement depuis leur mobile. La dématérialisation permet de retrouver un document numérisé en quelques clics, d’intégrer les flux comptables pour supprimer des étapes de saisie, d’apposer les valeurs juridiques légales sur mes documents et de sécuriser leur conservation.
Portail documentaire : un clic et je récupère mon information !
Papier, courriel Outlook, Word, Excel, Powerpoint, gestion commerciale, CRM, logiciel RH, ERP, mes informations et documents sont accessibles par mes collaborateurs, clients, fournisseurs, élus, étudiants..., depuis un portail sécurisé. En un clic, et à partir d’un simple mot-clé comme dans une recherche google, je retrouve immédiatement tout document !
Traitement du document accéléré, relation client optimisée
► Le saviez-vous ? L’acquisition d’un nouveau client coûte 5 à 10 fois plus cher que de fidéliser un nouveau client...
Avec la dématérialisation, non seulement je gagne du temps sur le classement et l’archivage, mais j’accélère mes flux de gestion et fiabilise le suivi de mes documents comptables (circuit de validation, recouvrement des factures clients). J’optimise le travail à plusieurs sur un même document et les échanges avec mes clients.
Quand portail et GED me simplifie la conformité RGPD*
Mieux sécuriser les données personnelles (clients, fournisseurs, collaborateurs...) tel est l’enjeu de la RGPD auquel répondent les solutions de GED nouvelles générations. Par cryptage et identification des documents, elles assurent la traçabilité des données et permettent d’en contrôler l’accès quelle que soit l’application où elles sont stockées (ERP, CRM, Bureautique). Une GED avec mode opératoire RGPD peut par exemple générer des alertes à partir d’un thésaurus de mots clés préalablement défini, prévenant ainsi l’utilisateur en cas de transmission de données sensibles.
*RGPD : règlementation générale sur la protection des données.
► Le saviez-vous ? Avec le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016, on peut dématérialiser du papier en numérique, c’est-à-dire détruire des documents originaux papier, sous réserve de constituer des copies fiables qui seront conservées dans des conditions adaptées pour préserver leur intégrité.
Une solution de GED, censée toucher toutes les étapes du cycle de vie d’un document, de l’acquisition à l’archivage, est-elle pour le moins suffisante ?
→ Non, car pour répondre aux exigences du décret, tout dispositif de numérisation doit être associé à un service de conservation à valeur probante.
Dématérialisation de la distribution des bulletins de paie, des factures ou encore conservation de copies numériques fiables...
Avec KMCL, j’opte pour le coffre-fort numérique !
De l’archivage au zéro papier, après 2020 la "démat" des factures et bulletins de paie sera la norme !
Pour conserver mes documents dans le temps (factures, bulletins de paie...), en conformité avec les normes et la législation française et européenne, j’opte pour le coffre-fort électronique. Le coffre-fort numérique garantit la valeur probatoire lors d’un contrôle fiscal par exemple. Quelle que soit la taille de mon organisation, le coffre-fort numérique me prémunit contre le vol, les attaques virales, les incendies et la mise en péril de mon activité en cas de perte de documents sensibles.
► Le saviez-vous ? Pour garantir l’intégrité de mes documents, le processus de conservation dans un coffre-fort numérique (voir réglementation) se fait en 2 étapes :
- Scellement numérique : signature électronique, horodatage, calcul d’empreinte.
- Archivage
3 min pour tout comprendre sur la dématérialisation des bulletins de paie
Quand mon multifonction me garantit un document incorruptible !
La valeur probatoire du document numérique est établie dès la numérisation à partir du système d’impression multifonction.
Depuis l’écran tactile du multifonction, préalablement calibré, l’utilisateur doit s’authentifier, avant de procéder à l’identification de la catégorie et du type de document. La numérisation se fait au format PDF/A-3 (ISO 19005-3) et le contrôle d’intégrité a lieu directement depuis le multifonction, avec calcul d’empreinte, horodatage et signature électronique.
Dématérialisation et numérisation des documents : dans le cloud ou dans mon entreprise ?
Opter pour un hébergement dans le Cloud, c’est mettre en place en toute simplicité une solution de dématérialisation des factures, des bulletins de paie, ou de portail documentaire sans frais d’infrastructure et de logiciels supplémentaires.
Le mode Cloud offre une solution évolutive de prestation de services : fournisseur de services managés (MSP), KMCL me fournit une bonne visibilité sur les coûts de fonctionnement et s’adaptent à l’évolution de mon organisation.
Cloud public ou privé, hébergement en local ? KMCL m’accompagne dans le choix le plus adapté à mon organisation.
Portail ou GED lié à mes process métier, c’est plus de compétitivité !
Pour le partage sécurisé de mes documents, une solution de type portail centralise l’ensemble de mes informations. Accessible 24h/24, reliée à mes outils de gestion (ERP, CRM), elle intègre mes processus métier et me fait gagner en agilité avec mes clients. Pour offrir de la valeur ajoutée à mes clients, j’optimise mes flux documentaires entrants et sortants dans le respect des obligations légales de dématérialisation :
- envoi facture client,
- réception facture fournisseur,
- envoi des bulletins de paie,
- lettre recommandée électronique et signature des contrats,
- projet ou affaire (clients/RH/technique).
Selon mon métier, KMCL me propose la dématérialisation avec :
Mes solutions
Mes bénéfices
- Levier de croissance
- Gain de temps
- Réduction des coûts
- Relation client optimisée
- Respect des obligations légales
- Mise en conformité RGPD
- Sécurité et traçabilité
- Suppression des salles d’archives
- Réduction de l’empreinte écologique