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Audit d'impression

Audit d'impression

Mon audit pour étudier mes coûts et dématérialiser mes documents

L’audit établit l’état des lieux de mon parc impression (photocopieurs, imprimantes...), mesure les coûts d’impression directs et indirects et identifie les process de circulation et dématérialisation du document et de l’information. Analyse du parc et des flux d’information, process métier, cartographie des matériels d’impression, interview utilisateurs contribuent à dresser une photographie de l’existant et des pratiques en matière d’impressions et de dématérialisation. De cette analyse, KMCL me propose plusieurs scénarios pour rationaliser mes impressions et mes flux documentaires.

Objectif visé ?

Une accélération des flux d’information, plus de productivité et une réduction des coûts.

 

calculette

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Les informations recueillies via le site kmcl.fr (ci-après désigné « le Site ») ont vocation à être traitées par la société KMCL, responsable de traitement, aux fins de traitement de votre demande de renseignement.
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Avec KMCL, j'augmente ma productivité et je réduis mes coûts

schema de reduction des couts et des consommations

Ils témoignent...

logo daumezon

“Nous avons réduit le nombre de nos imprimantes de 450 à 350 en nous basant sur les résultats de l’audit. La gestion des consommables qui nous obligeait auparavant à faire des stocks a également progressé.”

► On imprime mieux au centre hospitalier de Daumézon

Le centre hospitalier départemental Daumézon comprend un site principal à Fleury-les-Aubrais et quelque 40 sites distants sur l’ensemble du Loiret.

Après un audit réalisé en octobre 2010, une rationalisation des systèmes d’impression a été opérée par KMCL début 2012. Jocelyn Cadon, Directeur du Système d’Information, revient sur le choix d’une prise en charge globale de son parc d’impression.

« Nous disposions auparavant d’une installation classique d’imprimantes simples acquises par grappes, et d’un marché pour l’achat de toner géré dans le cadre d’une administration centralisée.
Un budget important était alors consacré aux consommables, qu’il nous fallait par ailleurs redistribuer dans les différents sites, aux quatre coins du département.
Notre réflexion en matière de rationalisation des impressions nous a amenés à envisager un modèle comprenant la location de matériel, la maintenance et la gestion des consommables. La solution proposée par KMCL a été celle qui répondait le mieux à l’expression de notre besoin, site par site, et qui intègre en outre la dématérialisation des fax. Nous avons réduit le nombre de nos imprimantes de 450 à 350 en nous basant sur les résultats de l’audit. La gestion des consommables qui nous obligeait auparavant à faire des stocks a également progressé : nous savons désormais que la commande s’effectue automatiquement avec une livraison sur place, bien appréciable lorsque le parc est éclaté sur l’ensemble du département !
Le travail sur la rationalisation des impressions apporte aujourd’hui beaucoup de satisfaction aux utilisateurs par l’installation d’une centaine d’imprimantes multifonctions en partage. Le suivi du parc est réalisé grâce à l’offre Zeta’manage (PSES installé en local), qui gère la dénomination des imprimantes, la remontée automatique des compteurs, des commandes de consommables...
Au final, nous avons donc externalisé complètement la prestation, ce qui permet à nos informaticiens de se recentrer sur leur cœur de métier. Le tout, pour un budget équivalent à celui investi il y a encore deux ans dans une organisation moins performante. »
Jocelyn Cadon, Directeur du Système d’Information du centre hospitalier de Daumézon
Logo Mairie d'Orléans

"Au final, KMCL s’est révélée le mieux disant sur les plans technique et financier. L’installation de matériels neufs nous offre aujourd’hui une cohérence appréciable, notamment pour ce qui concerne la direction de l’éducation qui loue désormais son matériel et réalise depuis des économies sur les contrats de maintenance."

► Un déploiement d’envergure au service d’un groupement de commandes public

Début 2014, KMCL a été retenue par la Mairie d’Orléans (coordonnateur du groupement de commandes avec le Centre Communal d’Action Sociale, la Communauté d’Agglomération Orléans Val de Loire et trois villes de l’agglomération : la Mairie de Fleury-les-Aubrais, la Mairie de Semoy, la Mairie de St.Hillaire) à l’occasion d’un appel d’offre concernant près de 800 machines en groupement de commandes.

→ L’objectif : la rationalisation du parc d’impression et un déploiement sensible en période préélectorale.

Compte tenu des volumes d’impression des différents acteurs de ce marché, la demande portait sur une réduction du nombre des imprimantes, avec la volonté de mutualiser au maximum le nombre des équipements. Un challenge lorsque la seule ville d’Orléans compte quelque 170 sites. Le marché précédent comprenait, en outre, du matériel reconditionné qui rendait le parc hétérogène en termes de qualité.

« Nous avons eu de nombreux contacts commerciaux et techniques avec KMCL lors de la phase d’étude, explique Alain Bourgogne, responsable éditique à la ville d’Orléans, pilote du projet. Au final, KMCL s’est révélée le mieux disant sur les plans technique et financier. L’installation de matériels neufs nous offre aujourd’hui une cohérence appréciable, notamment pour ce qui concerne la direction de l’éducation qui loue désormais son matériel et réalise depuis des économies sur les contrats de maintenance.

L’installation d’une solution Zeta Manage “COMI” au travers notamment de PCounter autorise la traçabilité des impressions et des copies, dans une démarche pédagogique de prévention et d’information, sans volonté d’entrer dans un système coercitif de reroutage autoritaire.

Deux presses couleurs aux caractéristiques techniques identiques en reprographie nous permettent de rééquilibrer notre qualité de production par rapport à l’existant précédant, tout en conservant une même capacité de production.

KMCL a fait preuve d’une bonne prise en compte des problématiques de l’ensemble des clients et a su apporter une prestation irréprochable, à la hauteur des objectifs. Nous avons notamment apprécié la capacité des équipes à assurer un déploiement de ce niveau dans le respect des enjeux posés : commencé en janvier 2014, le déploiement était réalisé à 95% le 15 février (avant les élections municipales). »

Désormais, tous les semestres une réunion de suivi entre KMCL et les différents protagonistes, est effectuée pour l’accompagnement au projet, dans un climat de partenariat pendant les cinq ans du marché.
Alain Bourgogne, responsable éditique à la ville d’Orléans

Mes solutions

Audit - Politique d’impression
Circulation de l'information
Coût à la page - Approvisionnement en consommables

Mes bénéfices

  • Réduction des coûts
    • 30 % papier
    • 50 % consommables
    • 20 % couleur
    • 80 % consommation électrique
  • Productivité
  • Sécurité des flux d'information
  • Réduction de l’impact environnemental
  • Confort utilisateur