Le saviez-vous ? En votant la République Numérique, le gouvernement a ouvert la voie à la dématérialisation des documents sortants (bons de commande, de livraison, de transport, factures, ordres de fabrication, bulletins de salaire, etc.).
Loi Macron (facturation électronique inter entreprise), loi El Khomri (Dématérialisation des bulletins de paie), Chorus (facturation électronique vers les établissements publics), signature électronique, piste d’audit fiable ou norme sécurisée (EDI), la volonté de l’État est aujourd’hui d’inciter les entreprises privées à passer à la dématérialisation de leurs documents.
Si la législation semble contraignante, pourquoi ne pas s’appuyer sur les innovations technologiques pour appliquer la dématérialisation aux documents sortants et l’utiliser comme levier de croissance ?
Vers la dématérialisation de mes documents sortants
Au-delà de l’optimisation technique permise par la dématérialisation de mes documents sortants, mes bénéfices s’expriment à tous les niveaux de ma chaîne de production : gain de temps, économies de papier et d’affranchissement, le tout accompagné d’une meilleure réputation environnementale et d’une traçabilité améliorée. Avec la dématérialisation de mes documents sortants, mes interlocuteurs disposent du bon document immédiatement, de façon exhaustive et sécurisée. Et les volumes traités sont tels que mon retour sur investissement se ressent dès la mise en œuvre !
Phis'pool pour réduire coûts postaux et manipulations « Démat » des factures : 50% d’économie Je dématérialise mes factures clients en 7 étapes J’optimise la relation client Je gagne du temps avec la signature électronique La "démat." des bulletins de paie en 3 min Mes offres selon mon métier
Je veux en savoir plus
Quand j’imprime, tout a déjà été fait ! Je peux me consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée
Le saviez-vous ? Tri, classement, mise sous pli... le temps de traitement des documents administratifs varie entre 1 et 3 heures par semaine !
Des solutions simples optimisent temps et coûts d’impression.
Comment ? Les données de gestion sont capturées et c’est mon copieur multifonction qui effectue à ma place les manipulations fastidieuses et répétitives : tri et regroupement de données. La mise à jour de mes documents (logo, changements d’adresses, conditions de vente...) devient facile et économique.
Conventions, contrats, factures, bulletins de paie, lettres de mission, courriers, quels que soient mes documents et leur provenance (ERP, facturation, gestion commerciale, bureautique), je gagne du temps avec les solutions KMCL !
Phis'pool en 1 min 45, pour réduire mes coûts postaux
Je bénéficie de l’agilité d’une solution métier connectée à mon ERP
L’approche métier répond à mes objectifs stratégiques et non plus seulement documentaires ; La circulation de l’information et des documents suit des processus métiers spécifiques intégrés par KMCL tant dans la préconisation que dans la mise en œuvre. Pour des échanges clients et fournisseurs plus agiles !
Avec la dématérialisation des factures, je réduis mes coûts de 50 % !
En un clic depuis mon ERP, j’automatise les envois de factures (inter entreprises - Chorus) par mail, sms, en recommandé, sur un portail ou via un centre éditique.
Avec une économie globale estimée de 6€ par facture et entre 1.3€ et 3€ rien que sur les coûts d’affranchissement, je divise de moitié mes coûts directs (enveloppe-papier-impression-timbre) et indirects (tri-pliage-affranchissement).
Mise en conformité légale, horodatage, signature et certificat RGS* ou RGS**, avec KMCL la dématérialisation devient facile !
Le saviez-vous ? Faute de "signature électronique" ou d’EDI pour vos factures clients, il vous faut mettre en place une "piste d’audit fiable" visant à prouver l’origine et la non modification du document ; il s’agit de reconstituer, dans un ordre chronologique la totalité du processus de facturation et la conservation de toutes les preuves (devis, commande, livraison).
Source : Arthur D.Little
1 - JE GÉNÈRE
Mes factures clients sont imprimées virtuellement au format PDF depuis mon logiciel de gestion commerciale, ERP, …
2 - JE CAPTURE
Mes factures sont analysées par un moteur de capture.
3 - JE SIGNE
Mes factures sont signées électroniquement avec le certificat numérique d’entreprise, et horodatées.
4 - JE DISTRIBUE
Mes factures sont déposées dans les dossiers personnels de mes clients (portail extranet sécurisé).
5 - JE NOTIFIE
Mes clients sont informés de la disponibilité de leurs factures sur leur portail en ligne.
6 - JE CONTROLE
Je visualise les factures consultées et je relance les clients qui n’ont pas encore téléchargé les leurs.
7 - JE COMMUNIQUE
Les pièces complémentaires au paiement d’une facture (BL, Devis signé…) peuvent également être communiquées via le portail.
Gestion ou bureautique, j’accélère mes flux d’information
Factures, bons de livraison, bulletins de paie, contrats, e-mails, courriers, sont diffusés de façon automatique par e-mail, vers un centre éditique ou stockés sur un portail web sécurisé.
Du suivi des demandes au recouvrement, j’optimise ma relation client
Pour améliorer le suivi client, j’intègre mes données et documents (devis, facture, bon de livraison...) dans une GED ou un portail directement depuis mon ERP ou mon logiciel métier. L’espace sécurisé ou portail documentaire est un outil de relance pour mon service recouvrement qui peut vérifier à tout moment si la facture a bien été réceptionnée par le client.
Avec la signature électronique, j’économise et gagne en temps et en satisfaction client !
La signature électronique accompagne la dématérialisation des documents et réduit les délais de signature.
Signer électroniquement depuis mon mobile ou mon multifonction un contrat, un devis, un bon de livraison permet une transmission immédiate au service concerné et une réponse plus rapide à mon client final.
Particulièrement efficace pour les écoles dont les conventions de stage requièrent plusieurs signataires, la e-signature peut réduire le délai d'1 semaine à 1 journée !
Quels que soient mon métier et mes documents - quittances de loyers, contrats, conventions de stage, convocations aux assemblées générales, lettres de mission, dossiers d’expertise automobile - signature et recommandé électronique (normalisé ERES) sont pour moi, mes collaborateurs et clients, un gain de temps considérable !
Dématérialisation des bulletins de paie : économies tangibles et réduction de l’empreinte écologique à la clé !
La loi El Khomri m’autorise à envoyer mes bulletins de paie au format électronique. Avec la solution KMCL, les bulletins de paie produits par mon logiciel métier sont capturés pour être déposés dans l’espace privé de chaque collaborateur (Conformité norme AFNOR NF Z42-020). La solution libère mon service RH des tâches d’impression, de mise sous pli, de distribution et d’archivage.
Le passage au bulletin de paie électronique génère en moyenne 50 % d’économies* par bulletin (papier, impression, mise sous pli, envoi postal, archivage) et peut atteindre jusqu’à 70 % de réduction des coûts de gestion.
Le saviez-vous ? Il est obligatoire de conserver les bulletins de paie pendant 50 ans ou jusqu’à l'âge de 75 ans du salarié et de les publier en parallèle dans le compte personnel d’activité (CPA), espace de stockage mis en place par le gouvernement.
J’utilise un espace de stockage certifié coffre-fort électronique (CFE)
Le saviez-vous ? Comme pour tout document sortant je dois apposer la RGS * ou RGS ** pour certifier le document et mon espace de stockage des bulletins de paie doit aussi être certifié coffre-fort électronique (CFE – voir réglementation).
KMCL m’accompagne dans le choix de partenaires certifiés (norme 27001) !
3 min pour tout comprendre sur la dématérialisation des bulletins de paie
Selon mon métier, KMCL me propose de gérer mes documents sortants avec :
Mes solutions
Mes bénéfices
- Réduction des coûts d’édition et d’affranchissement
- Gain de temps et valeur ajoutée dans le travail
- Optimisation de la relation client
- Fluidité des échanges clients / fournisseurs / collaborateurs
- Mise en conformité RGPD
- Dématérialisation des processus
- Traçabilité et sécurité de l’activité
- Réduction de l’impact environnemental