Nouvelles réglementations

"Ce que dit la loi sur la copie numérique fiable..."

Depuis le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016, on peut dématérialiser du papier en numérique, c’est-à-dire détruire des documents originaux papier, sous réserve de constituer des copies fiables qui seront conservées dans des conditions adaptées pour préserver leur intégrité. La copie numérique d’un document papier est présumée fiable, sous réserve que tous les moyens adaptés soient employés pour sa création et sa conservation.

Plus d'informations

Selon l’article 1379 du code civil : « La copie fiable a la même force probante que l’original. La fiabilité est laissée à l’appréciation du juge. Néanmoins est réputée fiable la copie exécutoire ou authentique d’un écrit authentique. Est présumée fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte, et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d’État. Si l’original subsiste, sa présentation peut toujours être exigée ».

Enfin la norme NF Z 42-026 (Définition et spécifications des prestations de numérisation
fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations) offre un cadre
technique permettant aux entreprises, après analyse juridique, de détruire les originaux papier au profit d’une conservation électronique.

Les articles 2 & 3 du décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 définissent les points essentiels à respecter pour valider la conformité de votre processus de dématérialisation.
Afin de respecter ces deux articles, il est fondamental de vérifier que votre solution de numérisation et de dématérialisation intègre les fonctionnalités suivantes :

• Calibrage automatique du profil ICC * du matériel de numérisation.
• Authentification de l’auteur de l’acte de numérisation par le renseignement d’un login unique et mot de passe.
• Identification de la catégorie et du type de documents numérisés.
• Production des documents dans un format électronique pérenne, de type PDF/A-3 (ISO 19005-3)*.
• Contrôle d’intégrité des documents*.
• Usage d’un horodatage* pour attester de la date de la création de la copie numérique.
• Usage d’un cachet électronique qualifié* (ou alternativement d’une signature électronique qualifiée ou d’un horodatage qualifié) pour la gestion de l’intégrité du document.

...Ou "vocation probatoire d’une copie numérique"

Afin de donner une vocation probatoire à une copie numérique, il convient de respecter les points fondamentaux suivants :

• Définir le contexte de numérisation et notamment la date de création de la copie, l’identité de la personne en charge de numériser, l’identification du document, les réglages du matériel et les tests associés.

• Garantir l’intégrité de la copie attestée par une empreinte électronique en s’appuyant sur des moyens cryptographiques reconnus.

• Conserver la copie (et son empreinte) dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu (dans un coffre-fort électronique par exemple).

• Tracer toutes les opérations notamment en produisant un journal des évènements de la chaîne de numérisation.

• Documenter le processus global de numérisation et de conservation des traces.

• Mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées en conduisant une analyse des risques, en implémentant des opérations de sauvegarde, en mettant en œuvre des contrôles d’accès physiques et logiciels, en employant des outils de chiffrement des documents et des données...

De plus, si des moyens d’horodatage et/ou de signature conformes au règlement eIDAS* (notamment des services qualifiés tels que définis dans ce règlement) sont utilisés, il y aura présomption d’intégrité des copies numériques. Cela signifiant qu’il faudra démontrer la preuve de cette non-intégrité pour s’opposer à une copie fiable.

*Règlement "eIDAS" n°910/2014 du 23 juillet 2014

Conserver la copie numérique fiable à l’aide d’un Coffre-Fort Numérique NF Z42-020

L’une des vocations du Coffre-Fort Numérique (CFN) est bien de garantir la fiabilité des copies numériques. La copie numérique d’un document papier peut donc remplacer la version originale papier sous réserve de la signer numériquement (horodatage, garantie d’intégrité, identité du verseur), de mettre en place une piste d’audit fiable (reconstituer, dans un ordre chronologique la totalité du processus de facturation de la commande à la facturation) et de la conserver dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu, ce que fait bien un Coffre-Fort Numérique.

Le recours à un service de Coffre-Fort Numérique permet ainsi d’archiver ses documents de façon externalisée, dans un espace totalement confidentiel. Conforme aux exigences de la norme sur l’archivage électronique NF Z42-020, il garantit à l’ensemble des documents : intégrité, pérennité et traçabilité.

La façon la plus simple de se conformer aux dispositions légales propres à la copie numérique fiable consiste donc à se tourner vers une solution tout-en-un, capable de respecter la réglementation dès le scan d’un document, jusqu’à son stockage dans un Coffre-Fort Numérique.

Le multifonction peut jouer un rôle central pour garantir le respect du cadre légal de bout en bout, depuis un point d’entrée unique, à l’image de la gamme de systèmes d’impression labellisée "Copie Numérique Fiable Ready" de Konica Minolta. Premiers multifonctions à valeur probatoire à être commercialisés sur le marché, ils ont été présentés en avant-première au salon Documation, les 20, 21 et 22 mars derniers.